Referenz/Projekt

Fotos Stefan Marquardt

ILB - Projekt im Detail

Zukunftsfähige Arbeitsplätze wünschte sich die Investitionsbank des Landes Brandenburg für ihren neuen Firmensitz in Potsdam am Rande des historischen Zentrums. Was aber heißt das genau? Zum Beispiel, dass die Schreibtische nicht kleiner, sondern größer wurden. Oder man sich für Stauraum-Lösungen mit Apotheker-Schränken statt für Büro-Container entschied. Mehr über das Projekt mit 700 Arbeitsplätzen, die mit VARIO-Möbeln ausgestattet sind. 

Das Unternehmen
Die Investitionsbank des Landes Brandenburg (ILB) wurde im März 1992 gegründet. Das Förderinstitut engagiert sich in den Bereichen Wirtschaft, Infrastruktur, Arbeit und Wohnungsbau, und arbeitet dabei eng mit den Sparkassen und anderen Banken zusammen. Anteilseigner sind zu jeweils 50 Prozent das Land Brandenburg und die NRW-Bank.

Das Projekt
Nach zwanzig Jahren in ihrem alten Hauptsitz erwarb die ILB im Jahr 2011 die Grundstücksfläche westlich vom Potsdamer Hauptbahnhof. Der Bau mit Gesamtvolumen von 94 Millionen Euro wurde nach dem Entwurf von KSP Jürgen Engel Architekten realisiert. Architekt Jürgen Engel beschreibt das dreiteilige Gebäudes als eines, das sich als Pavillonstruktur zum umgebenden Landschaftsraum hin öffnet: "Der starke Außenraumbezug und die außergewöhnlichen Ausblicke in den Park werden durch die 'offene' Hofstruktur ermöglicht. Die moderne Fassadengestaltung mit einem Wechsel von offenen und geschlossenen Elementen ist hell und freundlich." Im Mai bezogen mehr als 700 ILB-Mitarbeiter die Arbeitsplätze, die mit VARIO-Möbeln ausgestattet sind: höhenverstellbare Schreibtische STAGE und Tisch-Wandsystem CONCLUSION, Apothekerschänke VERSA P, Schrank- und Rolladenschrank-Systeme M3 und M4, alles in individuellen Größen und Qualitäten realisiert. 


Mehr über die Zukunftsfähigkeit und die besonderen Ansprüche an Funktionalität und Qualität von Hans-Jürgen Kühn, Referatsleiter Gebäude/Betrieb bei der ILB:

Die Mitarbeiter der ILB sind im Mai in den neuen Firmensitz gezogen. Worauf wurde bei der Büroplanung besonders wert gelegt?

Hans-Jürgen Kühn: Wichtig war, zukunftsfähige moderne Arbeitsplätze zu schaffen, in einer Architektur, die eine Brücke schlägt zur historischen Potsdamer Mitte. Wesentlich war auch, dass die ILB die Arbeitsplätze als Teil ihres Gesundheits-Managements bestimmte. Wir wollten aber auch kurze Wege für unsere Kunden und Auftraggeber realisieren. Deshalb wurde der Standort zwischen Hauptbahnhof und historischem Zentrum gewählt. Nicht zuletzt sollte eine nachhaltige Bauweise die Betriebskosten gering halten. Und weiterhin war die Mobilität der Mitarbeiter ein wichtiges Kriterium. Zusätzlich zur unmittelbaren Nähe zum Öffentlichen Personen-Nahverkehr haben wir mehr als zweihundert überdachte Fahrradstellplätze planen und bauen lassen.


Was versteht man bei diesem Projekt genauer unter zukunftsfähigen Arbeitsplätzen?

Das Thema Digitalisierung stand bei der Planung im Focus. Es ging nicht oder besser, nicht mehr, darum, ein Gebäude zu bauen, in dem viel Papier untergebracht werden kann, sondern eines, in dem Papier eventuell keine oder nur noch eine kleine Rolle spielt. Wo man zum Beispiel auch mit Laptop oder Tablet an unterschiedlichen Orten arbeiten kann und an alle Informationen kommt, die man braucht.


Wie hat die ILB den Wunsch umgesetzt, die Arbeitsplätze nach Maßgaben des Gesundheitsmanagements einzurichten?

Die Gestaltung der Flächen hatte viel mit Bewegung zu tun, und sie sollte Arbeit im Stehen ermöglichen, in den Büros als auch in Besprechungsbereichen. Alle Schreibtische sind motorisch-höhenverstellbar, damit man im Stehen arbeiten kann. Das gleiche gilt für Besprechungen. Wir haben Besprechungsinseln geschaffen, wo man stehen kann. Die Anordnung der Räume setzt zudem Anreize, sich mehr zu bewegen.


Wie wurde die Aufteilung in Einzel-, Doppelbüros und Kombizonen geplant?

Uns war wichtig, die Mitarbeiter mitzunehmen und ihre Wünsche einzubeziehen. Aus diesem Grund haben wir zu einem sehr frühen Zeitpunkt, als wir im Grunde erst die Idee hatten, ein Gebäude zu bauen, die Mitarbeiter in Workshops befragt, wie sie sich den Arbeitsplatz der Zukunft vorstellen. Das kann man nicht alleine machen und wir haben uns vom Quickborner Team, Berater, die Studien über zukunftsfähige Arbeitsplätze erstellt haben, unterstützen lassen. Zu einem sehr frühen Zeitpunkt leiteten die Berater die Workshops, hinterfragten die ILB-Standard-Tagesabläufe, die Kommunikation untereinander und mit den Kunden sowie Besprechungs- und Aktenbedarfe. So konnte ermittelt werden, wie die unterschiedlichen Arbeitsplätze funktionieren. Anhand von Beispielen wurden unterschiedliche Bürokonzepte wie Einzelbüros, Kombibüros und Open Space Lösungen vorgestellt und diskutiert. Als Ergebnis sprachen sich die Teilnehmer mehrheitlich für die Lösung mit Doppelbüros und Kombizonen mit Mehrfachfunktionen aus. Diesen Vorschlag hat der Vorstand der ILB mitgetragen.


Wie sahen die Gestaltungswünsche fürs Mobiliar en detail aus?

Das Thema Digitalisierung hat auch da eine Rolle gespielt. Ursprünglich war es so, dass wir mit Standard-Schreibtisch-Größen auskommen wollten. Bei elektronischen Akten wird in der ILB aber nicht mit einem, sondern mit zwei Bildschirmen gearbeitet. Wir haben uns dann für 180 cm Tischbreite und 90 cm Tiefe entschieden, damit den Mitarbeitern ausreichend Platz zur Verfügung steht.


Eigentlich geht der Trend ja dahin, die Schreibtische kleiner zu machen.

Auf Grund der vier großen Bildschirme wirken die Doppelbüros bereits sehr kompakt. Die größere Arbeitsfläche hat dies kompensiert und die Büros wirken homogener. Wir haben uns zudem gegen Rollcontainer, sondern für Apothekerschränke neben dem Schreibtisch entschieden. Die Apothekerschränke haben eine Funktion übernommen, die aus den Mitarbeiterbefragungen resultierte. Das Gebäude verfügt über raumhohe Fenster. Viele Büros sind Richtung Straße orientiert. Vor allem die Mitarbeiterinnen wiesen dann darauf hin, dass es bei der Möglichkeit im Stehen zu arbeiten, auch Sichtschutz geben muss. Der tischhohe Apothekerschrank hat diesen Sichtschutz übernommen. Des weiteren ist dieser rollbar.


Wurden durchgehend alle Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Sitz-Steh-Tischen ausgestattet?

Komplett alle, ja. Nach intensiver Diskussion entschied der Vorstand, allen die Möglichkeit zu geben, im Stehen zu arbeiten. Bei der großen Stückzahl wurde in der wirtschaftlichen Betrachtung auch der Preis attraktiv.


Bei der Gestaltung der Kombizonen gibt es unterschiedliche Möglichkeiten und Spielräume, wie haben Sie sich entschieden?

Wir haben dort in Modulen gedacht und die Mittelzone in fünf Module aufgeteilt. Ein Modul ist das Technikmodul. Durch die Digitalisierung haben wir deutlich weniger Papier, folglich braucht nicht jeder Arbeitsplatz einen Drucker. In der Mittelzone steht stattdessen ein Multifunktionsgerät, das von maximal 25 Mitarbeitern genutzt wird. Dies ist ein kleiner geschützter Bereich, quadratisch gestaltet und mit entsprechender Luftabsaugung versehen. Das zweite Modul ist eine Garderobe. Diese wurde ebenfalls in der Mittelzone untergebracht und wird dort als höchster Schrank mit ca. ein Meter sechzig wahrgenommen. Wir wollen die Mittelzone auch aktiv nutzen, deswegen gibt es Besprechungs-Module in zwei Varianten. Das eine ist die Stehbesprechung mit Tischen in Stehhöhe, die man auf Rollen auch unterschiedlich platzieren kann. Das andere Modul hat den Spitznamen "Kuschelecke" bekommen. Zwei vis à vis stehende Sofas mit höheren Rückenlehnen als Abschirmung vor den Büros dienen bis zu sechs Personen als Treffpunkt und Besprechungsmöglichkeit.

Das vierte Modul bietet zusätzlichen Stauraum. Wir waren früher recht aktenlastig. Für das neue Gebäude wurde die Entscheidung getroffen, dass pro Mitarbeiter nur noch drei laufende Meter Akten zugelassen werden. Für Bereiche, die mit mehr Papier arbeiten, gibt es dafür begrenzte Stauraum-Möglichkeit in der Mittelzone. Als fünftes Modul wurde ein temporärer Arbeitsplatz in der Mittelzone eingerichtet. Dieser ist genauso ausgestattet wie in den Standard-Büros.

 

Ist viel Detailarbeit in die Technikintegration geflossen?

Im Nachhinein würde ich das nicht so sagen. Wir hatten im Vorgänger-Gebäude bereits eine moderne und ausgefeilte Technik. Als Beispiele können eine Gebäude-Automation für besondere Klimatechnik (Einzelraumregelung), sowie eine außenlichtabhängige Jalousie- und Lichtsteuerung genannt werden. Diese Komponenten haben wir nach neuesten Standards wieder planen und bauen lassen.

 

Die Mitarbeiter sind im Mai eingezogen, wie haben sich die Büro-Gestaltung und die Möbel nach den ersten Monaten bewährt?

Die Ausstattung mit den neuen Büromöbeln wird sehr gut angenommen. Wenn wir durchs Haus gehen, nehmen wir sehr häufig wahr, dass die Möglichkeit im Stehen zu arbeiten, genutzt wird. Die Mittelzone kommt ebenfalls gut an. Bei den Sofaecken muss sich die Nutzung zur Kommunikation noch entwickeln. Ganz neu ist ein Betriebs-Restaurant. Eine solche Versorgung hatten wir vorher nicht. Es trägt auch bewusst den Namen Betriebs-Restaurant und nicht Kantine. Wir werden uns dort gesund ernähren mit regionalen Produkten und frisch zubereitet. Die ILB-Beschäftigten nehmen das Angebot sehr gut an. Die Teeküchen auf den Etagen sind auch deutlich größer, um sie auch als Ort der Begegnung zu nutzen.

 

Was hat Sie an VARIO-Möbeln überzeugt?

Wir mussten als öffentlicher Auftraggeber das gesamte Verfahren europaweit ausschreiben. Darin steckt eine Chance, beschränkt aber auch die Freiheit, sich bestimmte Produkte aussuchen zu können. Im Anfangs-Stadium war also überhaupt nicht klar, welcher Hersteller am Ende die Möbel herstellen und liefern wird. An den VARIO-Möbel haben uns die sehr gute Ausführungsqualität, die 12 mm dicken, schwebend wirkenden Tischplatten sowie die Schattenfugenausprägungen bei allen Schrankausführungen gefallen und überzeugt. Die Büros und Mittelzonen wirken durch die Ausstattungsmerkmale sehr wertig.

 

Warum haben Sie sich durchgehend für weiße Möbel entschieden?

Die Grundtöne im Gebäude sind anthrazit, weiß und grau. Da passt Weiß genau rein.

www.ilb.de
Dokumentation des Neubaus


Als Workplace Consulting hat die Graef GmbH aus Berlin das Projekt von der Vorbereitung der Ausschreibung bis zur Auswahl der Möbel begleitet. Die ILB-Mitarbeiter wurden in einem mehrstufigen Prozess miteinbezogen. Mehr darüber von Kerstin Gerlach, Projektleiterin bei der Graef GmbH: 

 

Bei der Büroplanung des neuen Sitz der ILB in Potsdam ging es um mehr als 700 Arbeitsplätze in drei Gebäuden, ein recht großes Projekt...

Kerstin Gerlach: Ja, für die Region Berlin-Brandenburg ist das sogar ein Leuchtturm-Projekt. Das kann man durchaus so sagen.

 

Welche besonderen Anforderungen wurden an die Arbeitsplätze gestellt und wie wurden die Mitarbeiter miteinbezogen? 

Das Projekt lief in einem Zwei-Stufen-Modell ab. In der ersten Stufe wurde bei der ILB eine Pilotfläche eingerichtet und von unterschiedlichen Herstellern möbliert. Man konnte dort über ein Jahr lang die Möbel erleben. Punkt zwei war dann die konkrete Ausschreibung. Innerhalb der ILB bildete sich eine Arbeitsgruppe mit Mitarbeitern aus unterschiedlichen Bereichen und Altersstruktur, Männer, Frauen, ein wirklich gute Querschnitt durch die Belegschaft. Mit diesen zwanzig Mitarbeitern wurde gemeinsam das Anforderungsprofil an den zukünftigen Standard-Arbeitsplatz der ILB entwickelt. So haben wir uns vorgearbeitet. Begleitend wurden zwei Mock-Ups organisiert, also zwei Musterstellungen, mit der Möglichkeit für die breite Belegschaft alles anzuschauen und miteinbezogen zu werden. Der ganze Prozess war wie eine Reise, auf der wir immer feiner und feiner in der Definition der Qualitäten wurden, bis alles in einer Ausschreibungsvorlage zusammenlief. So entstand wirklich der Standard-ILB-Arbeitsplatz, der sich außerhalb der Serie von Hersteller bewegt hat – nicht grundsätzlich, aber in den Fein-Spezifika.  


Ist dieses Herantasten mittlerweile ein üblicher Weg?

Kürzlich wurde zum Beispiel die Ausschreibung eines Großkunden veröffentlicht, hier in Berlin, ungefähr dasselbe Volumen. Da lief es genauso. Wir haben uns mit der Arbeitsgruppe sogar vorab verschiedene Bürokonzepte in unterschiedlichen Referenzobjekten angeschaut – das wurde bei der ILB im Rahmen unserer Beauftragung nicht begleitet, da dies durch die ILB Projektleitung bereits vorab stattfand. Man will üblicherweise einen Blick darauf werfen, was state of the art ist. Wie arbeitet man heute? Wie läuft die Kommunikation in solchen neu realisierten Arbeits-Flächen? In anschließenden Interviews oder Workshops erarbeitet man dann gemeinsam die zukünftige Organisations- und Kommunikationsstruktur, spricht über die Unternehmens- bzw. Arbeitskultur. Uns ist dabei wichtig zu erfahren, was sich in der neuen Fläche verändern muss und was erhalten bleiben soll. Das erleben wir heute immer, wenn es um größere Beratungsprojekte geht.  


Wie sollte der Standard-Arbeitsplatz beim ILB-Projekt genau aussehen?

Es sind grundsätzlich motorisch-höhenverstellbare Arbeitsplätze ausgestattet. Der Bau hat bodentiefe Fenster. Wunsch war, dass die Möblierung von außen betrachtet, einen einheitlichen und geordneten Eindruck erzeugt. Deswegen wurde ein Möbel kreiert, das einerseits seitlich zum Fenster stehen muss. Gleichzeitig musste es flexibel sein, damit man im Revisionsfall an die Fensterfront kommt. Das haben wir mit Apothekerschränken in Sonderausführung realisiert.  


Welche individuellen Features haben diese Apothekerschränke?

Es gibt Versorgungs-Zugänge im Boden, die mit den Schränken quasi verstellt wurden. Andererseits müssen die Fenster geöffnet werden. Die Lösung war, Apothekerschränke auf Rollen zu kreieren, die der Mitarbeiter selbst bewegen kann. Und sie sollten eine Abdeckplatte haben, die abnehmbar ist, heißt, die geclipst wird.


Wie entschied man sich dann für die Gestaltung der Kombizonen?

Nachdem der Standard-Arbeitsplatz festgelegt wurde mit den motorisch-höhenverstellbaren Tischen, den Apotheker-Schränken, der Integration einer Stehleuchte und der ganzen Technik-Integration, ging es dann natürlich um die Mittelzone. Deswegen auch zwei Mock-ups, das zweite drehte sich um die Mittelzone und ihre Funktionen. Es gab Stauraum-Bedarf für die Mittelzone, es gab Bedarf an temporären Arbeitsplätzen, Kommunikationszonen, aber auch Organisatorisches wie Druckerbereiche oder Postverteilung. Wir haben dann mehrere Funktions-Modulen definiert. Jeder Bereich konnte aus diesen fünf Modulen wählen, weil es unterschiedliche Bedürfnisse gab. Einige Bereiche brauchen zum Beispiel viel mehr Stauraum. Um die Einheitlichkeit zu wahren, blieb das erste Modul, auf das man im Flur zuläuft, immer einheitlich gestaltet. Was sich dahinter erstreckt, ist den Nutzern überlassen.

www.graef-office.de  

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